La durée de conservation des documents d’une entreprise après sa fermeture dépend de l’importance ou la nécessité de produire les pièces justificatives en cas de vérification ou contrôle. Après liquidation d’une entreprise si elle reste fermée, de nombreuses préoccupations surviennent. Nous étudions le sujet sur la durée de conservation des fichiers appartenant aux entreprises ayant cessé leurs activités quelle que soit la durée de conservation légale.
Pourquoi conserver les documents d’une entreprise fermée ?
Les raisons de conservation sont multiples. Même après la fermeture d’une entreprise, certains de ses documents gardent une valeur historique. Les détruire signifierait aussi mettre fin à l’histoire de l’entreprise. En effet, après la fermeture, d’autres litiges ou contentieux peuvent éclater. Du coup, ce sont ces documents qui pourront servir de preuve pour résoudre l’affaire. Si un contrôle administratif est effectué, il servira de preuve et l'existence éventuelle d’un droit ou d’une obligation. Si un jour l’entreprise décide de rouvrir ses portes alors il sera juste question d’actualiser les documents au lieu de les reprendre entièrement si elles ont été détruites.
Quelle est la durée légale pour la conservation des papiers d’une entreprise fermée ?
Cette durée varie selon les types de documents à savoir :
Pour les Documents commerciaux et Civils
Légalement pour les contrats commerciaux, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises devront être conservés pendant cinq ans. Les déclarations en douane devront être conservées pendant trois ans. La police d’assurance doit être conservée deux ans à compter du jour de la résiliation du contrat. Les autres documents comme ceux liés aux fournisseurs ou factures clients, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales doivent être conservés dix ans après la fermeture de l’entreprise.
Pour les documents et pièces comptables
Les registres comptables et les livres, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans.
Pour les documents des ressources humaines
Les documents du service des ressources humaines représentent la porte d’entrée du personnel d’une entreprise. Leur conservation est donc de cinq ans après la fermeture.
Pour les documents fiscaux
D’après l’'article L102B du livre des procédures fiscales, les registres, livres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans. Il en est de même pour les bénéfices industriels, commerciaux et non commerciaux, l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, la cotisation foncière des entreprises etc. Mais en cas de fraude fiscale ou activité illicite la période est rallongée à dix ans.
Pour les documents sociaux
Les statuts de la société devront être conservés pendant cinq ans après la fermeture de l’entreprise. Les documents relatifs au compte annuel (compte de résultat, bilan, etc.) se conservent pendant dix ans. Pour les feuilles de présence, les convocations, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil, ils doivent être conservés pendant trois ans.
Combien de temps conserver les papiers de l’entreprise ?
Dans la plupart des cas une entreprise ferme suite à une radiation ou une liquidation judiciaire alors même après cet acte, la documentation de celle-ci doit être gardée pendant un certain temps énuméré plus haut en fonction du document. Les dates peuvent varier selon les départements.
